Zgłaszanie naruszeń – Sygnalista

 

 

W Kieleckim Parku Technologicznym obowiązuje wewnętrzna Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, wprowadzona Zarządzeniem Nr 8/2026 Dyrektora Kieleckiego Parku Technologicznego z dnia 20 lutego 2026 roku w sprawie wprowadzenia Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Kieleckim Parku Technologicznym. 

Procedura ma na celu realizację obowiązków wynikających z ustawy z dnia 18 listopada 2025 r. o ochronie sygnalistów w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych zawierających informacje o naruszeniu prawa w Kieleckim Parku Technologicznym.

 

Klauzula informacyjna dla sygnalistów 

Klauzula informacyjna dla osób wskazanych w zgłoszeniu

 

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Niniejsza Procedura obowiązuje od 1 marca 2026 roku 

 PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCHW KIELECKIM PARKU TECHNOLOGICZNYM 

§ 1 

Postanowienia ogólne

1. Celem niniejszej procedury jest zapewnienie zgodnego z prawem funkcjonowania Kieleckiego Parku Technologicznego, zwanego dalej „KPT” poprzez wprowadzenie mechanizmu zapewniającego przeciwdziałanie i zwalczanie wszelkich naruszeń prawa związanych z funkcjonowaniem jednostki oraz ustanowienie mechanizmu ich efektywnego rozpatrywania, jak również dbałość o interesy sygnalistów i zapewnienie im ochrony przed ewentualnymi działaniami odwetowymi.
2. Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (zwana dalej „Procedurą”), określa zasady i tryb zgłaszania informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa), do którego doszło lub może dojść w Kieleckim Parku Technologicznym lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa, a także podejmowania działań następczych oraz naprawczych w Kieleckim Parku Technologicznym.
3. Procedura została stworzona w celu ukształtowania w KPT wewnętrznego efektywnego systemu informowania o nieprawidłowościach poprzez stworzenie bezpiecznego wewnętrznego kanału umożliwiającego zgłaszanie nieprawidłowości, zapewnienie poufności i ochronę tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia (zwanej dalej „Sygnalistą” lub „Zgłaszającym”) oraz zapobieganie podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
4. Niniejsza Procedura jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Kieleckim Parku Technologicznym i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczenia ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
5. Wdrożenie Procedury stanowi realizację obowiązków, o których mowa w:
a) ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
b) Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
6. Treść niniejszej Procedury została uzgodniona z przedstawicielami pracowników.

 

§ 2
Definicje

Użyte w Procedurze określenia oznaczają:
a) działanie następcze – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Kielecki Park Technologiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności poprzez przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;
b) działanie odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie, bądź też zaniechanie,
w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządzić sygnaliście nieuzasadnioną szkodę;
c) Dyrektor KPT – Dyrektor Kieleckiego Parku Technologicznego, działający na podstawie udzielonego pełnomocnictwa przez Prezydenta Miasta Kielce;
d) działanie w dobrej wierze – rozumie się przez to działanie w przekonaniu, że zgłoszona informacja
jest prawdziwa w momencie zgłaszania i że jest lub może być nieprawidłowością;
e) informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Kieleckim Parku Technologicznym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
f) informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych
lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
g) Komisja Wyjaśniająca – powołany przez Pracodawcę bezstronny i upoważniony zespół osób odpowiedzialnych za prowadzenie postępowania wyjaśniającego w sprawie zgłoszonego naruszenia prawa, w tym za analizę zgłoszenia, ustalenie stanu faktycznego oraz rekomendowanie działań następczych, z zachowaniem zasad poufności i ochrony sygnalisty;
h) kanał komunikacji – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
i) kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
j) KPT – Kielecki Park Technologiczny, jednostka organizacyjna Gminy Kielce reprezentowana przez Dyrektora
na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Kielce, powołana uchwałą
nr XXII/477/2008 Rady Miejskiej w Kielcach z dnia 3 kwietnia 2008 roku w sprawie utworzenia jednostki budżetowej o nazwie Kielecki Inkubator Technologiczny w Kielcach oraz ustalenia źródeł finansowania dochodów własnych jednostki i ich przeznaczenia z późn. zm.
k) naruszenie prawa – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące dziedzin objętych zakresem przedmiotowym określonym w niniejszej Procedurze;
l) osoba dokonująca zgłoszenia – patrz „sygnalista”;
m) osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym, jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
n) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
o) osoba powiązana z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia6 czerwca 1997 r - Kodek karny;
p) pracodawca - rozumie się przez to Kielecki Park Technologiczny, reprezentowany przez Dyrektora Kieleckiego Parku Technologicznego lub osobę, którą upoważnił do wykonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w swoim imieniu;
q) pracownik - rozumie się przez to osobę zatrudnioną w Kieleckim Parku Technologicznym na podstawie umowy o pracę, bez względu na rodzaj umowy o pracę i wymiar czasu pracy;
r) procedura – niniejsza Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
s) sygnalista (zgłaszający/osoba dokonująca zgłoszenia) – należy przez to rozumieć osobę fizyczną wymieniona w art.4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, tj. osoba, która pracuje lub pracowała w KPT, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub usług lun innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w KPT lub już po ich ustaniu;
t) ujawnienie publiczne – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
u) zgłaszający – patrz „sygnalista”;
v) zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa poprzez wyznaczony w KPT kanał zgłoszeń określony w niniejszej Procedurze;
w) zgłoszenie zewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

 

§ 3
Zakres przedmiotowy

Niniejszą Procedurę stosuje się do przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa obejmujących zamierzone nadużycia, niedozwolone działania i/lub zaniechania niezgodne z prawem lub powszechnie obowiązującymi normami postepowania i mogące stanowić naruszenie interesów KPT, w tym w szczególności dotyczące:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa
oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a)–p).

 

§ 4
Osoby uprawnione do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

1. Niniejsza Procedura ma zastosowanie do osób dokonujących zgłoszenia (sygnalistów), które informację o naruszeniu prawa uzyskały w kontekście związanym z pracą w Kieleckim Parku Technologicznym, w tym w szczególności do:
a) osób posiadających status pracownika w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy,
b) byłych pracowników KPT,
c) osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
d) stażystów, wolontariuszy oraz praktykantów,
e) osób ubiegających się o zatrudnienie,
f) przedsiębiorców,
g) osób świadczących pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
2. Postanowienia Procedury obejmują także:
a) osoby, które pomagają w dokonaniu zgłoszeń,
b) osoby, które są powiązane z sygnalistą,
c) podmioty prawne, które stanowią własność sygnalisty, dla których taka osoba pracuje lub które są w inny sposób z nią powiązane w kontekście związanym z pracą.

 

§ 5
Zasady i sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w Kieleckim Parku Technologicznym

1. Sygnalista działa w interesie ogółu i kieruje się troską o dobro swojego miejsca pracy lub interesem publicznym. Nie działa w celu uzyskania korzyści osobistej.
2. Zgłoszenie naruszenia prawa może mieć tylko charakter jawny – zgłoszenie dokonywane jest z podaniem danych osobowych umożliwiających identyfikację osoby zgłaszającej naruszenie i nawiązanie z nią kontaktu.
3. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
W przypadku wniesienia takiego zgłoszenia, podlega ono rejestracji bez nadawania dalszego biegu.
4. Zgłoszenia wewnętrzne opatrzone pseudonimem lub uniemożliwiające identyfikację osoby zgłaszającej naruszenia będą traktowane jako zgłoszone anonimowo i nie będą rozpatrywane.
5. Osoba dokonująca zgłoszenia w formie anonimowej nie podlega ochronie prawnej przysługującej osobie dokonującej zgłoszenia.
6. Każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić naruszenie prawa, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
7. Zgłoszenie naruszenia może być dokonane tylko w dobrej wierze, tj. odnosić się do rzeczywistych zdarzeń mogących stanowić naruszenie. Tylko zgłoszenia dokonywane w dobrej wierze odnoszące się do zdarzeń, które w rzeczywistości zaistniały i/lub mogą stanowić potencjalne naruszenie są rozpatrywane w trybie określonym w niniejszej Procedury tj. z uwzględnieniem zasad poufności, z zachowaniem należytej staranności i gwarancją braku możliwości uzyskania dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz gwarantują ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi wobec sygnalisty.
8. Sygnalista podlega ochronie określonej w §12 Procedury, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
9. Nie podlegają ochronie sygnaliści dokupujący zgłoszenia w złej wierze, zgłoszenia nieprawdziwego, a także sygnaliści, którzy przy dokonywaniu zgłoszenia podają celowo i świadomie wprowadzające w błąd informacje.
10. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że osoba dokonująca zgłoszenia wewnętrznego, działała w złej wierze, zostaje ona pozbawiona przewidzianej ochrony.
11. Zgłoszenie naruszenia prawa może być dokonywane w jeden z niżej podanych sposobów (kanałów komunikacji):
a) za pośrednictwem dedykowanego interaktywnego Formularza zgłoszenia „ZGŁOŚ NARUSZENIE PRAWA” dostępnego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej KPT (https://bip.technopark.kielce.pl/) – preferowany kanał zgłoszeń;
b) elektronicznie za pośrednictwem dedykowanej skrzynki pocztowej na adres email:
sygnalista@technopark.kielce.pl – poprzez przesłanie uzupełnionego Formularza zgłoszenia naruszenia, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury;
c) w formie listu skierowanego na adres korespondencyjny Kieleckiego Parku Technologicznego, w podwójnej kopercie, gdzie wewnętrzną kopertę – zawierającą zgłoszenie sporządzone na Formularzu zgłoszenia naruszenia według wzoru stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej Procedury, należy opatrzyć dodatkowo dopiskiem „Zgłoszenie – Sygnalista” lub „Sygnalista”;
d) poprzez osobiste dostarczenie – do rąk upoważnionego pracownika, uzupełnionego Formularza zgłoszenia naruszenia, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
12. Zgłoszenie dokonane w inny sposób, niż zostało to określone w ust. 10 powyżej, nie będzie rozpatrywane w trybie przewidzianym w niniejszej Procederze.
13. Zgłoszenie wewnętrzne naruszenia prawa składane do Kieleckiego Parku Technologicznego, niezależnie od wyboru sposobu zgłoszenia (kanału zgłoszenia), powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz obejmować, co najmniej następujące informacje:
a) dane osoby zgłaszającej nieprawidłowość, w tym dane kontaktowe,
b) datę i okoliczności pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
c) datę i miejsce zaistnienia naruszenia prawa,
d) dane osoby lub osób, które są lub mogły być sprawcami naruszenia,
e) szczegółowy opis przedmiotu zgłoszenia (opis konkretnej sytuacji naruszenia prawa),
f) jeżeli ma zastosowanie, dane innych osób mających wiedzę na temat nieprawidłowości (świadkowie, osoby pokrzywdzone itp.), w tym ich dane kontaktowe,
g) jeżeli ma zastosowanie, dane osób powiązanych z sygnalistą,
h) wskazanie dowodów potwierdzających wystąpienie naruszenia, w tym wskazanie, które przepisy prawa lub wewnętrzne procedury zostały naruszone, a także wszelkie inne informacje uprawdopodabniające wystąpienie nieprawidłowości lub uzasadniających jego podejrzenie lub mogące ułatwić wyjaśnienie zgłoszenia.
14. Zgłoszenie podlegają zarejestrowaniu w dzienniku korespondencyjnym KPT, bez wskazania danych osobowych sygnalisty oraz Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w § 11.
15. W przypadku otrzymania zgłoszenia dokonanego w formie określonej w ust. 8 pkt. c) – na zewnętrznej kopercie przybija się pieczątkę wpływu KPT. Wszystkie koperty podpina się do Formularza zgłoszenia naruszenia.
16. Jeśli zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w ramach innej procedury (np. procedury przeciwdziałania mobbingowi) - zostanie ono przekazane według właściwości.
17. Wzór Formularza zgłoszenia naruszenia (załącznik nr 1 do niniejszej Procedury) udostępniony jest do pobrania (w formie edytowalnej) na stronie Biuletynu Informacji Publicznej KPT (https://bip.technopark.kielce.pl/).

 

§ 6
Komórka organizacyjna/osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i podejmowanie działań następczych

1. Dyrektor KPT w drodze zarządzenia wyznacza Dział Organizacyjno–Administracyjny (DOA) jako właściwy dział odpowiedzialny za funkcjonowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
2. Pracownicy Działu Organizacyjno–Administracyjnego odpowiedzialni za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń wewnętrznych działają na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez Dyrektora KPT.
3. Każdy pracownicy DOA upoważniony do przyjmowania i obsługi zgłoszeń, otrzymuje odrębne pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych sygnalisty zgłaszającego naruszenie, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób których dotyczy zgłoszenie – w zakresie niezbędnym do jego przyjęcia i procedowania. Wzór upoważnienia RODO stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Procedury.
4. Pracownicy DOA wyznaczeni do obsługi zgłoszeń realizują zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
1) przyjmowanie od sygnalistów zgłoszeń zawierających informacje o naruszanych prawa;
2) wykonywanie z należytą starannością działań następczych podejmowanych w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz realizacja środków jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa;
3) realizacja poszczególnych działań zgodnie z przyjętymi terminami wynikającymi z Procedury,
4) ustalanie składu członków Komisji Wyjaśniającej, powoływanej każdorazowo do weryfikacji zgłoszeń i podejmowania działań następczych;
5) udzielanie zgłaszającemu (sygnaliście) informacji zwrotnych, obejmujących w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzenie naruszenia prawa;
6) prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
7) przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających Procedury (przyjęcia zgłoszeń lub podjęcia ewentualnych działań następczych).
5. Pracownicy DOA, o których mowa w ust.2:
1) działają w sposób bezstronny i obiektywny;
2) są zobowiązani do zachowania w poufności wszelkich informacji oraz danych osobowych uzyskanych w związku z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń oraz podejmowaniem działań następczych;
3) są zobowiązani do zachowania tajemnicy także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności.
6. Pracownicy DOA odpowiedzialni za przyjmowanie zgłoszeń i dalsze ich procedowanie, składają pisemne Oświadczenie o bezstronności oraz zachowaniu w poufności wszelkich informacji uzyskanych w ramach prowadzonych postępowań. Wzór Oświadczenia stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
7. W przypadku stwierdzenia, iż upoważnieni pracownicy nie spełniają warunków niezależności i bezstronności, należy niezwłocznie o tym fakcie poinformować Dyrektora KPT, wskazując konkretną sytuację lub okoliczność, które budzą wątpliwości co do ich niezależności i bezstronności. Dyrektor KPT zobowiązany jest w takiej sytuacji do podjęcia natychmiastowych działań mających na celu wyjaśnienie sytuacji oraz, w razie potrzeby, zmianę osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń naruszeń.

 

§7

Wstępna weryfikacja zgłoszeń

1. Po otrzymaniu zgłoszenia na zasadach określonych w niniejszej Procedurze, uprawniony pracownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia tj. sprawdza czy informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie zasadności zgłoszenia oraz czy zgłoszenie spełnienia wymogi formalne, w tym w szczególności:
a) czy zgłoszenie zawiera informacje umożliwiające ustalenie tożsamości osoby zgłaszającej naruszenie;
b) czy zgłoszenie zostało dokonane przez osobę, która uzyskała informację na temat naruszenia w kontekście związanym w pracą tj. przez osobę wymienioną w § 4 ust.1;
c) czy zgłoszenie może dotyczyć co najmniej jednego z naruszeń określonych w § 3 niniejszej Procedury;
d) czy zgłoszenie zawiera niezbędne informacje umożliwiające rozpatrzenie zasadności zgłoszenie.
2. Po dokonaniu wstępnej weryfikacji, pracownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego w terminie nieprzekraczającym 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, przesyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia do osoby zgłaszającej naruszenie, zawierające informację o dalszym sposobie postępowania ze zgłoszeniem, w tym o podjęciu albo niepodjęciu działań następczych.
3. Upoważniony pracownik może podjąć decyzje o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy zgłoszenie jest w sposób oczywisty niewiarygodne lub dotyczy jedynie indywidualnego interesu zgłaszającego.
4. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wskazane w ust. 2 przesyłane jest na papierze firmowym Kieleckiego Parku Technologicznego zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.
5. Jeżeli zgłoszenie zostało odrzucone, w informacji zwrotnej należy przedstawić powód odrzucenia zgłoszenia.
6. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje dane kontaktowe (e-mail i/lub adres do korespondencji). Jeżeli w zgłoszeniu nie podano danych kontaktowych ani nie jest możliwe ich ustalenie na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielenia informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.
7. Od Sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te które zostały przez niego wskazane w przekazanym zgłoszeniu, nawet jeżeli nie pozwalają one na jednoznaczną identyfikację.
8. W przypadku braku możliwości skontaktowania się z osobą zgłaszającą z przyczyn nieleżących po stronie KPT, odstępuje się od obowiązku przesyłania informacji zwrotnych, odnotowując ten fakt w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych.
9. Jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia, o której mowa ust. 1, nie wykaże żadnych braków formalnych, pracownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego przekazuje zgłoszenie do dalszego rozpatrzenia przez Komisję Wyjaśniającą na zasadach określonych w §9 niniejszej Procedury.
10. Jeżeli w zgłoszeniu wewnętrznym, Sygnalista wskazuje dane osobowe innych osób, pracownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego w terminie uznanym za właściwy, nie później jednak niż miesiąc od otrzymania zgłoszenia, a co za tym idzie – pozyskania danych osobowych, przesyła informację o przetwarzaniu danych osobowych do osób wskazanych w zgłoszeniu, o ile nie wpłynie to negatywnie na weryfikację sprawy. Źródło pochodzenia danych osobowych podlega prawnej ochronie i wyłączeniu na podstawie art. 8 pkt. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, z wyłączeniem przypadków, gdy zgłoszenie dokonane zostało w złej wierze lub Zgłaszający wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

 

§ 8
Komisja Wyjaśniająca

1. Dyrektor KPT, w drodze zarządzenia powołuje Komisję Wyjaśniającą jako stały zespół tworzony spośród pracowników wskazanych komórek organizacyjnych.
2. Komisja Wyjaśniająca odpowiedzialna jest za przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i naprawczego w odniesieniu do dokonanego przez sygnalistę zgłoszenia naruszenia prawa.
3. Przez działania następcze rozumie się czynności podejmowane w celu:
— oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu;
— ustalenia stanu faktycznego sprawy;
— ustalenia okoliczności naruszenia prawa, jeśli miało miejsce;
— podjęcia środków dyscyplinarnych
oraz podjęcia działań naprawczych, w celu zapobieżenia podobnym naruszeniom w przyszłości.
4. W skład Komisji wchodzą pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Kieleckiego Parku Technologicznego, w tym w szczególności osoby pełniące funkcję kierowniczą oraz upoważnieni pracownicy Działu Organizacyjno-Administracyjnego.
5. Dla zapewnienia niezależności i obiektywizmu, skład Komisji Wyjaśniającej powinien być co najmniej 3-osobowy, przy czym funkcję:
— Przewodniczącego Komisji powierz się Kierownikowi Działu Organizacyjno-Administracyjnego;
— Sekretarza Komisji powierz się pracownikowi Działu Organizacyjno-Administracyjnego posiadającemu pisemne upoważnienie do przyjmowania i procedowania zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w §6 ust.2.
6. Skład osobowy Komisji Wyjaśniającej ustala się odrębnie dla rozpatrzenia każdego zgłoszenia, które spełnia wymogi formalne, przy zachowaniu zasady, iż Komisja Wyjaśniająca winna składać się z osób posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie, które umożliwią efektywne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i naprawczego.
7. Propozycję imiennego, trzyosobowego składu Komisji Wyjaśniającej przygotowują pracownicy DOA upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń i odpowiedzialni za dalsze procedowanie sprawy, z uwzględnieniem przedmiotu zgłoszenia oraz zasady, iż w skład Komisji wchodzą osoby posiadające odpowiednią wiedzę i doświadczenie.
8. Pracownik DOA przed ustaleniem składu osobowego członków Komisji Wyjaśniającej, upewnia się co do ich obiektywności i bezstronności w odniesieniu do przyjętego zgłoszenia naruszenia.
9. Członkiem Komisji nie mogą być osoby, wobec których istnieje wysokie ryzyko braku obiektywności
i bezstronności w odniesieniu do przyjętego zgłoszenia naruszenia, w tym w szczególności:
a) sygnalista (osoba dokonującej zgłoszenia);
b) pracownik wskazanego w zgłoszeniu jako sprawcę naruszenia prawa (osoba, której dotyczy zgłoszenie);
c) osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;
d) osoba powiązana z sygnalistą.
10. Imienny skład Komisji Wyjaśniającej zatwierdza Dyrektor KPT w drodze dyspozycji.
11. Jeżeli Komisja Wyjaśniająca stwierdzi, iż ze względu na skomplikowany charakter zgłoszenia istnieje potrzeba skorzystania z wiedzy dodatkowych osób, w tym osób postronnych, które nie są zatrudnione w Kielecki Parku Technologiczny - Komisja może włączyć do udziału w postępowaniu wyjaśniającym ekspertów lub specjalistów w odpowiednich dziedzinach (np. prawnik). Włączenie do udziału dodatkowych osób nie wymaga powołania ich odrębnym zarządzeniem czy dyspozycją. Fakt ten odnotowuje się wyłącznie w protokole, o którym mowa §10 niniejszej Procedury.
12. Jeżeli w toku prac okaże się, że osoba będąca członkiem komisji była zaangażowana w nieprawidłowości, podlega ona obligatoryjnemu wyłączeniu z prac Komisji.
13. W przypadku powzięcia informacji, iż w trakcie prowadzonego postępowania istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do obiektywności i bezstronności członka Komisji Wyjaśniającej, jest on niezwłocznie wyłączany przez pracownika Działu Organizacyjno-Administracyjnego z dalszego uczestnictwa w prowadzonym postępowaniu. Fakt ten powinien być odnotowany w dokumentacji dotyczącej prowadzonego postępowania wraz z uzasadnieniem powodu odsunięcia danego członka Komisji Wyjaśniającej.
14. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 12-13 powyżej, wyznacza się nowego członka Komisji Wyjaśniającej, w trybie wskazanym w ust. 10.
15. Dyrektor KPT upoważnia każdą z osób wchodzącą w skład Komisji Wyjaśniającej, powołaną w drodze Dyspozycji Dyrektora KPT - do przetwarzania danych osobowych na potrzeby prowadzenia postępowań wyjaśniających i naprawczych. Wzór upoważnienia RODO stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Procedury.
16. Członek Komisji Wyjaśniającej składa pisemne Oświadczenie o bezstronności oraz zachowaniu w poufności wszelkich informacji uzyskanych w ramach prowadzonych postępowań. Wzór Oświadczenia stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.

 

§ 9
Postępowanie wyjaśniające i naprawcze

1. Postępowanie wyjaśniające i naprawcze prowadzone jest przez Komisję Wyjaśniającą.
2. Komisja Wyjaśniająca dokonuje bez zbędnej zwłoki czynności mające na celu zapoznanie się z treścią zgłoszenia oraz ustalenie oceny zasadności zarzutów zawartych w zgłoszeniu.
3. W postępowaniu używa się numeru sprawy, pod którą zostało zarejestrowano zgłoszenie od Sygnalisty, bez ujawniania danych Sygnalisty.
4. Dane sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem, poza dokumentami skierowanymi bezpośrednio do Sygnalisty – potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informacja o wyniku postępowania wyjaśniającego.
5. Postępowanie ma na celu wyjaśnienie wszelkich okoliczności związanych ze zgłoszeniem, głównie zgromadzenie niezbędnej dokumentacji, zebranie i ocenę materiałów dowodowych w sprawie, przesłuchanie świadków.
6. Celem działań naprawczych podejmowanych przez Komisję Wyjaśniającą jest weryfikacja prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, polegająca na uprawdopodobnieniu zgłoszenia oraz przeciwdziałanie nieprawidłowościom, o których mowa w zgłoszeniu – poprzez podjęcie działań zaradczych przez wystąpieniem skutków naruszenia prawa lub ich zminimalizowanie po ich wystąpieniu.
7. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało dokonane w dobrej wierze oraz uzyskane informacje są wystarczające do dalszej oceny zgłoszenia, Komisja Wyjaśniająca podejmuje czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie rzeczywistych okoliczności zgłoszonego naruszenia oraz podejmuje stosowne działania naprawcze.
8. Jeżeli to konieczne, Komisja Wyjaśniająca poprzez pracownika Działu Organizacyjno-Administracyjnego może:
a) zwracać się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych informacji lub dostarczenie dodatkowych dowodów potwierdzających zdarzenie będące przedmiotem zgłoszenia;
b) zwracać się do innych osób mogących mieć wiedzę na temat zdarzenia będącego przedmiotem zgłoszenia
o udzielenie dodatkowych informacji;
c) zwracać się do osób wskazanych jako sprawcy zdarzenia będącego przedmiotem zgłoszenia o udzielenie dodatkowych informacji.
9. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
10. Wszelkie działania mające na celu uzyskanie dodatkowych informacji od osób wskazanych w ust. 6 prowadzone są w sposób zapewniający poufność informacji, o której mowa w §15 niniejszej Procedury.
11. Komisja Wyjaśniająca odstępuje od postępowania wyjaśniającego w następujących przypadkach:
a) podane w zgłoszeniu informacje są niewystarczające i nie udało się uzyskać od osoby zgłaszającej dodatkowych informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;
b) ustalono, iż zgłoszenie zostało dokonane w złej wierze.
12. Z przeprowadzonego postępowania Komisja sporządza Protokół, w którym stwierdza, czy informacje/zarzuty objęte zgłoszeniem, okazały się w ocenie Komisji Wyjaśniającej potwierdzone i są zasadne czy też nie.
13. Jeżeli Komisja Wyjaśniająca w trakcie prowadzonych czynności potwierdzi zasadność zgłoszenia naruszenia, to wydaje rekomendacje w zakresie załatwienia sprawy (podjęcia działań naprawczych lub zapobiegawczych) oraz ewentualnych konsekwencji jakie powinny zostać wyciągnięte przez KPT w stosunku do sprawcy/sprawców nieprawidłowości.
14. Rekomendacje dotyczące działań naprawczych lub zapobiegawczych mając na celu naprawienie istniejącej sytuacji będącej przedmiotem zgłoszenia lub podjęcie stosownych działań eliminujących podobne zdarzenia w przyszłości.
15. Działania naprawcze, o których mowa w ust.10 powyżej mogą polegać w szczególności na:
a) przedstawieniu Dyrektorowi KPT propozycji zastosowania środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary
(w tym finansowej);
b) modyfikacji lub uzupełnieniu istniejących procedur w celu uniknięcia w przyszłości podobnych naruszeń;
c) dodatkowych działaniach edukacyjnych oraz szkoleniowych wprowadzonych w celu zwiększenia świadomości pracowników KPT oraz osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, w obszarze identyfikacji i zapobiegania naruszeniom;
d) zmianie częstotliwości audytów obszaru, którego przedmiotowo dotyczyło zgłoszenie w celu monitorowania skuteczności wdrożonych działań naprawczych;
e) zmianach strukturalnych i przesunięciach kompetencji mających na celu zapewnienie efektywnego zarządzania obszarami, których przedmiotowo dotyczyły zgłoszenia oraz ciągłe doskonalenie organizacji w celu minimalizacji ryzyka i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, standardami, itp.
f) podjęciu odpowiednich środków prawnych (w zależności od charakteru zdarzenia i jego kontekstu), w tym na ewentualnych działaniach procesowych, zapewniających skuteczną ochronę praw i interesów KPT.
16. Jeśli w wyniku prowadzonego postępowania Komisja Wyjaśniająca stwierdzi, iż naruszenie może mieć znamiona przestępstwa, to zgłasza podejrzenia popełnienia przestępstwa do właściwych organów ścigania.
17. W przypadku, gdy proponowane działania naprawcze wymagają zatwierdzenia przez Dyrektora KPT, pracownik DOA przedstawia Dyrektorowi KPT do akceptacji kompleksowy plan działań naprawczych, z zachowaniem pełnej poufności informacji.
18. Pracownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego upoważniony do obsługi zgłoszeń, informuje sygnalistę o wynikach postępowania, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Informacja o wynikach postępowania przesyłana jest na papierze firmowym KPT zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszej Procedury.
19. W przypadku stwierdzenia naruszenia, w informacji zwrotnej, o której mowa w ust. 16 powyżej, przekazywane są dodatkowo informacje o podjętych działaniach następczych (o sposobie rozwiązania sprawy).
20. W przypadku braku możliwości skontaktowania się z sygnalistą z przyczyn nieleżących po stronie KPT, odstępuje się od obowiązku przesyłania informacji zwrotnych, odnotowując ten fakt w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych.

 § 10

Dokumentowanie postępowania wyjaśniającego

1. Działania Komisji Wyjaśniającej powinny być udokumentowane.
2. Dokumentacja powinna obejmować w szczególności:
a) korespondencję elektroniczną i tradycyjną;
b) notatki, np. ze spotkań Komisji, z przeprowadzonych rozmów;
c) raporty;
d) ewidencje;
e) dokumentację zdjęciową;
f) pozostałe udokumentowane informacje uzyskane w trakcie prowadzonego postępowania wyjaśniającego.
3. Komisja Wyjaśniająca zobligowana jest do sporządzenia Protokołu z prac Komisji zawierającego w szczególności:
a) wskazanie osób biorących udział w postępowaniu;
b) szczegółowy opis naruszenia;
c) wskazanie przepisów, norm lub standardów, które zostały naruszone;
d) opis przeprowadzonych czynności wyjaśniających;
e) plan działań naprawczych wraz ze wskazaniem terminu ich realizacji oraz osób lub komórek organizacyjnych KPT odpowiedzialnych za ich wykonanie.
4. Wzór Protokołu z prac Komisji Wyjaśniającej, o którym mowa w ust. 2 stanowi załącznik nr 6 do Procedury.
5. Protokół z prac Komisji Wyjaśniającej przedkłada się do zatwierdzenia Dyrektorowi KPT lub osobie przez niego upoważnionej.
6. Upoważnieni pracownicy DOA zobowiązani są do skompletowania i zarchiwizowania dokumentów wytworzonych w toku prowadzonych spraw.
7. Dokumentacja w wersji papierowej przechowywana jest w sposób zapewniający poufność oraz ochronę danych osobowych, w szczególności:
- w zamkniętym pomieszczeniu,
- w zamykanym regale lub szafie przeznaczonej na dokumenty.
8. Dokumentacja w wersji elektronicznej, w tym Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych przechowywana jest
w wyodrębnionym katalogu/pliku zabezpieczonym hasłem.
Hasło do katalogu/pliku przechowywane jest w sposób zapewniający jego poufność i nie jest udostępniane osobom nieupoważnionym.
9. Dokumentacja postępowania, o której mowa w ust. 1 oraz ust. 2, przechowywana jest przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami, z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poufność, integralność i dostępność informacji w niej zawartych.

§ 11
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

1. Zgłoszenia naruszeń prawa, o których mowa w niniejszej Procedurze, są przetwarzane w odrębnym, poufnym trybie z ograniczonym dostępem do informacji i nie podlegają ogólnym zasadom obiegu dokumentów wynikającym
z Instrukcji Kancelaryjnej ustalonej zarządzeniem Dyrektora Kieleckiego Parku Technologicznego.
2. Zgłoszenia wewnętrzne, wyłącza się w drodze Dyrektor KPT z obiegu dokumentów prowadzonego zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną – zgłoszenia nie są rejestrowane w książce korespondencyjnej i nie podlegają dekretacji.
3. Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie rejestru są pracownicy Działu Organizacyjno-Administracyjnego upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń i ich dalszego procedowania.
4. Każde zgłoszenie rejestrowane jest jako odrębna sprawa, z sygnaturą odpowiednią dla zgłoszeń sygnalistów, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych Sygnalisty na dalszych etapach.
5. W Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych gromadzi się w szczególności następujące dane:
a) numer zgłoszenia - unikalny numer sprawy, nadany zgodnie ze wzorem wprowadzonym odrębnym Zarządzeniem Dyrektora KPT z uwzględnieniem Jednolitego Rzeczowy Wykaz Akt;
b) przedmiot naruszenia;
c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d) adres do kontaktu zgłaszającego;
e) datę dokonania zgłoszenia
f) informację o podjętych działaniach następczych;
g) datę zakończenia sprawy.
6. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych może być prowadzony w formie pisemnej, w tym formie elektronicznej.
7. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych przechowywany jest w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności i dostępności informacji w nim zawartych.
8. Pracownicy DOA dokonują wpisów rejestrze w sposób rzetelny, odzwierciedlający faktyczny przebieg czynności podjętych w związku z przyjętym zgłoszeniem naruszenia.
9. Dane osobowe oraz pozyskane informacje zawarte w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych dotyczące danego zgłoszenia są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami.
10. W przypadku zgłoszeń odrzuconych, dane te są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zgłoszenie zostało odrzucone.
11. Administratorem danych zgromadzonych w Rejestrze jest Dyrektor Kieleckiego Parku Technologicznego.

 

§ 12
Ochrona Sygnalisty

1. Każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje na temat naruszeń prawa są prawdziwew momencie dokonywania zgłoszenia.
2. Status sygnalisty uzyskuje osoba, która zgłosi lub ujawni publicznie informacje o naruszeniu prawa, a jego zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach.
3. Status Sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający oraz osoba, która pomagała w dokonaniu zgłoszenia, chyba że wstępna analiza zgłoszenia, daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
4. Sygnalista jest chroniony na mocy przepisów o ochronie sygnalistów, pod warunkiem, że zgłoszenia dokonał w dobrej wierze tj. miał on uzasadnione przesłanki, aby sądzić, iż informacje będące przedmiotem zgłoszenia dotyczą interesu publicznego, są prawdziwe w momencie zgłoszenia i stanowią informację o naruszeniu prawa
5. Zgłoszenia dokonane w złej wierze nie będą rozpatrywane zgodnie z niniejszą Procedurą, a osoba dokonująca takiego zgłoszenia nie będzie objęta ochroną, o której mowa w ust. 4. Wyłączenie ochrony dotyczy również odpowiednio osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych wspierających zgłaszającego lub z nim powiązanych, w szczególności będących jego własnością lub zatrudniających zgłaszającego.
6. KPT podejmuje działania mające na celu ochronę sygnalistów oraz osób im pomagających lub osób z nimi powiązanych przed działaniami odwetowymi, w tym przed groźbami lub próbami podejmowania takich działań
7. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.
8. Zabronione są działania odwetowe wobec sygnalisty obejmujące w szczególności:
a) odmowę nawiązania stosunku pracy;
b) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
c) nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
d) nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony
– w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
e) nieprzedłużenie lub wcześniejsze rozwiązanie umowy;
f) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
g) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
h) degradację, wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu;
i) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
j) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
k) przekazanie obowiązków innemu pracownikowi;
l) niekorzystną zmianę miejsca pracy lub rozkładu czasu pracy;
m) negatywną ocenę wyników, negatywną opinię o pracy;
n) zastosowanie środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary (w tym finansowej);
o) przymus, zastraszenie, mobbing, wykluczenie;
p) dyskryminację, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
q) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
r) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba, że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
s) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży
na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
t) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utratę dochodu;
u) wypowiedzenie lub odstąpienie od zawarcia umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży, dostawy towarów lub świadczenia usług;
v) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
9. Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze Sygnalisty dokonującego zgłoszenia będą traktowane jako poważne naruszenie zasad regulaminu i są zabronione.
10. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z Sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez Sygnalistę zgłoszeniem nieprawidłowości.
11. Ochrona przewidziana w ust. 10 nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą /współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości. Podejmując decyzję o ewentualnym rozwiązaniu stosunku pracy lub umowy wzajemnej z Sygnalistą, będącym sprawcą /współsprawcą /pomocnikiem nieprawidłowości, pracodawca powinien każdorazowo brać pod uwagę fakt ujawnienia przez Sygnalistę wszystkich istotnych okoliczności nieprawidłowości
12. Osoby objęte ochroną, które doświadczą jakichkolwiek form działania odwetowego w związku z dokonanym zgłoszeniem, zgłaszają ww. działania odwetowe bezpośrednio do pracowników Działu Organizacyjno-Administracyjnego upoważnionych do obsługi zgłoszeń.
13. W przypadku stwierdzenia podjęcia działań odwetowych w związku ze zgłoszonym naruszeniem względem osób objętych podmiotowo niniejszą Procedurą, KPT podejmuje niezwłocznie działania dyscyplinujące względem osobylub osób, które dopuściły się ww. działań odwetowych.
14. Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w przypadku, w którym ujawnienie danych zgłaszającego jest koniecznym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, jak również w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność nadzorczą lub kontrolną wobec Kieleckiego Parku Technologicznego, a także do podmiotów, z którymi KPT zawarł umowę na świadczenie usług (np. hostingowych, IT, doradczych, obsługi prawnej, archiwizacji dokumentów).
15. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione oraz, który doświadczył jakichkolwiek działań odwetowych, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania oraz prób lub gróźb takich działań, powinien niezwłocznie powiadomić upoważnionego pracownika.

 

§ 13

Odpowiedzialność za zgłoszenia w złej wierze

1. Dokonanie zgłoszenia w złej wierze może stanowić podstawę odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.

2. Dokonywanie zgłoszeń w złej wierze jest także zagrożone karą. Osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
3. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez zgłaszającego, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od zgłaszającego w złej wierze.

 

§ 14
Zgłoszenie zewnętrzne

1. Niezależnie od istnienia wewnętrznego kanału zgłoszeń nieprawidłowości, Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania w Kieleckim Parku Technologicznym zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności, gdy:
a) W terminie wskazanym w § 9 nie zostały podjęte działania następcze lub nie zostały przekazane informacje zwrotne wynikające z otrzymania zgłoszenia wewnętrznego;
b) zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowi bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności, gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
c) w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.
3. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do właściwego dla danej kategorii naruszenia organu publicznego, w tym w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
4. Zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego przestępstwa, dokonuje się do organów ścinania np. jednostki Policji, Prokuratury, Centralnego Biura Antykorupcyjnego itp.

 

§ 15
Zasady poufność informacji

1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnalistom oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych.
2. Tożsamość sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, są traktowane jako poufne na wszystkich etapach procesu rozpatrywania zgłoszonych nieprawidłowości.
3. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
4. Przy przyjmowaniu i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowaniu działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, podejmowane są środki:
1) uniemożliwiające uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem osobom nieupoważnionym;
2) zapewniające ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
5. KPT zapewnia adekwatne środki techniczne oraz organizacyjne zapewniające poufność tożsamości sygnalisty, osoby, której zgłoszenie dotyczy, a także innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub których dane osobowe zostały uzyskane w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym, w szczególności osób pomagających w zgłoszeniu, świadków naruszenia, osób powiązanych z sygnalistą.
6. Poufnością objęte są także informacje uzyskane w procesie obsługi zgłoszenia naruszenia, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osób wskazanych powyżej.
7. Dostęp do danych osobowych oraz informacji wskazanych w zgłoszeniu posiadają wyłącznie osoby, które zostały do ich przetwarzania upoważnione, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
8. Wszystkie osoby zaangażowane w obsługę zgłoszeń zobowiązane są zachować poufność w odniesieniu o istnienia
i treści zgłoszenia, w szczególności tożsamości sygnalisty oraz osób, których dotyczy zgłoszenie.
9. Poufność zapewnia się poprzez zastąpienie imienia i nazwiska sygnalisty unikalnym numer sprawy przypisanym
w momencie dokonania wpisu w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych prowadzonym przez Dział Organizacyjno-Administracyjny.
10. Osoba, której dotyczy zgłoszenie nie może żądać podania imienia i nazwiska sygnalisty.
11. Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować sygnalistę mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej wyraźnej zgody.
12. KPT może ujawnić dane sygnalisty bez wyraźnej zgody w przypadku ujawnienia ich:
a) właściwym organom publicznym lub sądom, kiedy ujawnienie tych danych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez te organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie;
b) innym osobom włączonym do udziału w postępowaniu wyjaśniającym, jeżeli będzie to konieczne i proporcjonalne dla wyjaśnienia sprawy.
13. Naruszenie obowiązku zachowania poufności może skutkować wszczęciem postępowania prawno-dyscyplinarnego wobec osoby, która dopuściła się takiego naruszenia.

 

§ 16
Przetwarzanie danych osobowych

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych „RODO”) informujemy, że:
1. Administratorem danych jest Kielecki Park Technologiczny ul. Olszewskiego 6, 25-663 Kielce (dalej: KPT), reprezentowany przez Dyrektora.
2. Z Administratorem można kontaktować się pod numerem telefonu 41 278 72 00 oraz mailowo pod adresem: biuro@technopark.kielce.pl, a także listownie przesyłając korespondencję na adres siedziby podany w pkt. 1.
Ponadto, do Administratora można również wysłać pismo za pośrednictwem skrzynki do e-Doręczeń na adres do doręczeń: AE: PL-98576-21334-TTWJV-29.
3. W przypadku pytań dotyczących sposobu i zakresu przetwarzania danych osobowych przez KPT oraz przysługujących uprawnień, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod e-mail:
iod@technopark.kielce.pl.
4. Dane osobowe sygnalisty oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dane osobowe zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa lub w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z obowiązującymi w KPT wewnętrznymi regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych.
5. Administrator będzie przetwarzał dane osobowe osób wskazanych w ust. 3 w celach określonych w przepisach prawa, na podstawie: obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów (art. 6 lit. c RODO).
6. Dane osobowe osób wskazanych w ust. 3 będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze w związku z przyjętym zgłoszeniem lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami, a w przypadku zgłoszeń, które nie było dalej procedowane ze względu na braki formalne, dane osobowe przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym dokonano zgłoszenia.
7. Dane osobowe zgłaszającego pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu innym podmiotom lub osobom fizycznym, chyba że za jego wyraźną zgodą.
8. Zapisu ust. 6 nie stosuje się w przypadku, w którym ujawnienie danych zgłaszającego jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Zapisu ust. 6 nie stosuje się również w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność nadzorczą lub kontrolną wobec Kieleckiego Parku Technologicznego, a także do podmiotów, z którymi KPT zawarł umowę na świadczenie usług (np. hostingowych, IT, doradczych, obsługi prawnej, archiwizacji dokumentów).
9. Każda osoba, której dane osobowe zostały pozyskane w ramach prowadzonego postępowania ma prawo żądania dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymywania ich kopii, a także prawo do żądania sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, prawo do wycofania zgody w każdym momencie, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
10. Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu (w tym profilowaniu), ani nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

 

§ 17
Postanowienia końcowe

1. Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych jest udostępniona dla pracowników Kieleckiego Parku Technologicznego na dysku sieciowym oraz ogólnodostępna na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Kieleckiego Parku Technologicznego (https://bip.technopark.kielce.pl/).
2. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji KPT przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
3. Zobowiązuje się wszystkich pracowników KPT do zapoznania się z treścią Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz potwierdzenia tego faktu własnoręcznym podpisem pod stosownym oświadczeniem, które włącza się do akt osobowych pracownika. Druk Oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą stanowi załącznik nr 7 do niniejszej Procedury.
4. W przypadku zmiany lub aktualizacji Procedury pracownicy są zobowiązani do zapoznania się z jej aktualnym brzmieniem udostępnionym na dysku sieciowym, bez konieczności ponownego składania oświadczenia, o którym mowa powyżej.
5. Pracownicy KPT realizują wewnętrzną politykę zgłaszania naruszeń prawa w Kieleckim Parku Technologicznym poprzez:
a) przestrzeganie przepisów prawnych podczas wykonywania powierzonych obowiązków;
b) zgłaszanie naruszeń prawa;
c) udostępnianie niezbędnych informacji w celu wyjaśnienia zaistniałych naruszeń prawa;
d) prezentowanie postawy sprzyjającej przeciwdziałaniu wszelkim naruszeniom prawa.
6. Zachęca się osoby, które w kontekście związanym z pracą, uzyskały informacje o naruszeniach - do korzystania
z prawa zgłaszania niewłaściwego postępowania wykorzystując wskazany w niniejszej Procedurze wewnętrzny kanał zgłoszeń funkcjonujący w Kieleckim Parku Technologicznym.
7. Dokumenty i informacje wytworzone lub przygotowane w toku obsługi zgłoszenia naruszenia prawa (w szczególności w związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym i naprawczym) nie podlegają udostępnieniu w trybie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zgłoszeń wewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy powszechnie obowiązujące w zakresie ochrony sygnalistów.
9. Procedura wchodzi w życie zgodnie z treścią zarządzenia Dyrektora KPT Kieleckiego Parku Technologicznego.
10. Zmiany niniejszej Procedury mogą być dokonywane w każdym czasie w drodze zarządzenia Dyrektora KPT.

ZAŁĄCZNIKI:
Załącznik nr 1 Formularz zgłoszenia naruszenia;
Załącznik nr 2 Oświadczenie o bezstronności i zachowaniu w poufności wszelkich informacji uzyskanych w ramach prowadzonych postępowań;
Załącznik nr 3 Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia naruszenia;
Załącznik nr 4 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych uzyskanych w ramach prowadzonych postępowań;
Załącznik nr 5 Informacja o wyniku postępowania wyjaśniającego;
Załącznik nr 6 Protokół z prac Komisji Wyjaśniającej;
Załącznik nr 7 Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z Procedurą.

 

 

Utworzono: 2024-09-17 13:48:15 przez Agnieszka Raczyńska
Modyfikacja: 2026-03-04 13:39:31 przez Łukasz Bawoł